Wofür Sie ein Mitgliederschreiben verwenden
Manche Post muss auf Papier: Einladungen zur Jahreshauptversammlung, Beitragsanpassungen, Austrittsbestätigungen, Ehrungen. Das Mitgliederschreiben nimmt eine Auswahl aus der Mitgliederliste und erzeugt daraus ein einziges PDF mit einer Seite je Person — jede Seite auf dem Briefpapier des Vereins, jede mit ihrer eigenen Anrede und ihrem eigenen Adressfeld. Sie drucken das PDF einmal aus und können die Seiten direkt eintüten.
Soll dieselbe Botschaft per E-Mail gehen, nehmen Sie stattdessen Nachricht an Mitglieder senden. Beide Wege benutzen dieselben Platzhalter und dieselben Textbausteine.
Voraussetzungen
Sie brauchen das Recht, Mitgliedsdaten zu bearbeiten. Außerdem muss mindestens ein Briefpapier vorhanden sein — jeder Verein startet mit dem mitgelieferten Bogen „Blanko", und Sie können jederzeit eigenes Briefpapier hochladen.
Adressfeld und Infofeld greifen auf die Anschrift und die Kontaktdaten Ihres Vereins zurück. Pflegen Sie diese Angaben in den Vereins-Einstellungen, bevor Sie den ersten Brief drucken — sonst bleiben Zeilen im Kopf des Briefes leer.
Empfänger auswählen und Aktion starten
Wie beim Nachrichtenversand: Auswahlmodus in der Werkzeugleiste einschalten, die gewünschten Zeilen markieren, dann über das Menü „…" unter Massenaktionen den Eintrag Mitgliederschreiben drucken wählen.
Die Reihenfolge der Seiten im PDF entspricht der Reihenfolge in der Liste. Wer nach Nachname sortiert, bekommt einen alphabetisch sortierten Stapel.
Die Felder im Dialog
- Briefpapier — der Bogen, auf den der Text gedruckt wird. Vorausgewählt ist das Standard-Briefpapier Ihres Vereins. Die eingestellten Ränder dieses Bogens bestimmen, wo der Text beginnt und endet.
- Text — der Briefinhalt. Der Editor erlaubt Fettschrift, Kursiv, Listen, Zitate und Links. Hier wirken Platzhalter und Textbausteine.
- Adressfeld — blendet oben links den klassischen Fensterbriefumschlag-Block ein: eine kleine Absenderzeile mit der Anschrift Ihres Vereins und darunter die Anschrift der empfangenden Person. Ist das Feld eingeschaltet, beginnt der Brieftext auf der ersten Seite weiter unten, damit er nicht in den Adressblock läuft.
- Infofeld — blendet rechts oben den Absenderblock ein: Vereinsname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website, Seitenzahl sowie Ort und aktuelles Datum. Auf Folgeseiten bleibt davon die Seitenzählung stehen.
- Als Vorlage speichern — siehe unten. Das Feld wirkt erst, wenn Sie das Kästchen neben der Beschriftung aktivieren.
Existieren bereits Vorlagen, steht ganz oben zusätzlich das Feld Vorlage. Eine Auswahl dort füllt Briefpapier, Text und die beiden Schalter sofort mit den gespeicherten Werten.
Platzhalter im Brieftext
Membergy ersetzt im Brieftext dieselben Platzhalter wie in einer Nachricht:
:person.<feld>wird je Seite durch den Wert der jeweiligen Person ersetzt, zum Beispiel:person.firstnameoder:person.lastname.:kurzcodefügt einen Textbaustein ein, etwa:grussformel.
Genau das macht aus dem Schreiben einen echten Serienbrief: Sie formulieren einmal „Hallo :person.firstname," und jede Seite trägt den richtigen Namen. Unbekannte Platzhalter bleiben wörtlich stehen — ein guter Grund, den ersten Entwurf mit nur einer Person zu erzeugen und das PDF anzusehen.
Ergebnis
Mit Ausführen erzeugt Membergy das PDF und Ihr Browser lädt es herunter. Der Dateiname beginnt mit „Mitgliederschreiben". Das PDF wird nicht in Membergy gespeichert: Es entsteht bei jedem Lauf neu und liegt danach nur in Ihrem Download-Ordner. Wenn Sie den Brief archivieren möchten, legen Sie ihn selbst ab.
Prüfen Sie beim ersten Lauf drei Dinge: sitzt die Anschrift im Sichtfenster des Umschlags, beginnt der Text unterhalb des Briefkopfs, und ist der Fuß des Bogens frei? Passt etwas nicht, ändern Sie nicht den Text, sondern die Ränder des Briefpapiers — sie gelten dann für alle künftigen Briefe.
Vorlagen anlegen und weiterverwenden
Ein Schreiben, das Sie jedes Jahr wieder brauchen, speichern Sie als Vorlage: Kästchen neben Als Vorlage speichern aktivieren, einen sprechenden Namen eintragen und die Aktion ausführen. Membergy sichert dann Briefpapier, Text und die beiden Schalter unter diesem Namen.
Gespeicherte Vorlagen finden Sie unter Nachrichten › Aktionsvorlagen. Dort sehen Sie, zu welcher Ressource und zu welcher Aktion eine Vorlage gehört. Über das Stift-Symbol ändern Sie Namen und Inhalte, über das Papierkorb-Symbol löschen Sie sie. Neu anlegen lässt sich eine Vorlage nur aus dem Aktionsdialog heraus, nicht aus dieser Liste.
Zwei Feinheiten, die man kennen sollte:
- Der Vorlagenname muss je Aktion eindeutig sein. Möchten Sie eine bestehende Vorlage aktualisieren, bearbeiten Sie sie in der Liste, statt sie unter gleichem Namen erneut zu speichern.
- Löschen Sie ein Briefpapier, das eine Vorlage verwendet, stellt Membergy diese Vorlage automatisch auf das aktuelle Standard-Briefpapier um. Die Vorlage bleibt also benutzbar, druckt danach aber auf einem anderen Bogen — kontrollieren Sie sie in diesem Fall einmal.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Die Aktion fehlt im Menü. Sie erscheint nur, wenn Sie die ausgewählten Mitglieder bearbeiten dürfen. Reine Leserechte genügen nicht.
Eine Person hat keine Anschrift. Dann bleibt ihr Adressfeld leer; die Seite wird trotzdem erzeugt. Ergänzen Sie die Anschrift in den Mitgliedsdaten und drucken Sie erneut.
Kann ich einzelne Seiten nachdrucken? Ja — markieren Sie einfach nur die betroffene Person und führen Sie die Aktion erneut aus, gern über die gespeicherte Vorlage.
Der Brief wird zweiseitig. Membergy setzt für jede Person einen Seitenumbruch, längere Texte laufen aber ganz normal auf eine Folgeseite. Diese trägt denselben Briefbogen, aber kein Adressfeld mehr.