Wofür Membergy Briefpapier braucht
Alles, was Membergy als Brief ausgibt — Mitgliederschreiben, der PDF-Export einer Teamliste — wird auf einen Briefbogen gedruckt. Dieser Bogen ist ein PDF, das Sie einmal hochladen: Ihr Logo, Ihr Briefkopf, Ihre Fußzeile. Membergy legt den erzeugten Text darüber, Seite für Seite.
Damit sieht Post aus Membergy genauso aus wie Ihre übrige Vereinspost — Sie müssen den Briefkopf nicht in jedem Schreiben nachbauen, und ein Layoutwechsel ist eine einzige Änderung an einer einzigen Stelle.
Voraussetzungen
Briefpapier liegt in den Einstellungen des Nachrichten-Bereichs. Zum Ansehen brauchen Sie das Recht, Einstellungen zu sehen; zum Hochladen, Bearbeiten und Löschen die entsprechenden Einstellungsrechte.
Ihr Verein startet nicht bei null: Membergy stellt den Bogen Blanko bereit — ein leeres A4-Blatt. Damit lässt sich sofort drucken, auch wenn Sie noch kein eigenes Layout haben.
Die Übersicht
Links stehen die Bogen als Vorschaukarten, rechts der Rand-Editor für den gerade ausgewählten Bogen. Ein Klick auf eine Karte lädt sie in den Editor. Der Stern auf einer Karte kennzeichnet das Standard-Briefpapier.
Eigenes Briefpapier hochladen
Über Briefpapier hinzufügen laden Sie einen eigenen Bogen hoch:
- Name — Pflichtfeld, im Verein eindeutig. Unter diesem Namen taucht der Bogen später im Briefdialog auf, wählen Sie ihn also erkennbar („Vereinsbriefpapier", „Briefpapier Jugend").
- Datei — Pflichtfeld. Erlaubt ist genau eine PDF-Datei im Format A4 hochkant (210 × 297 mm) mit höchstens 12 MB. Andere Seitenformate, Querformat und andere Dateitypen weist Membergy mit einer Fehlermeldung ab.
Legen Sie den Bogen so an, wie er gedruckt aussehen soll: Kopf und Fuß fertig gestaltet, die Mitte frei. Alles, was im PDF steht, erscheint auf jeder Seite eines mehrseitigen Briefes — ein Briefkopf, der nur auf Seite 1 stehen soll, gehört deshalb nicht in den Bogen.
Nach dem Speichern erzeugt Membergy automatisch eine Vorschau des Bogens und zeigt ihn als neue Karte in der Übersicht.
Ränder festlegen
Die Ränder entscheiden, wo der Brieftext auf dem Bogen beginnt und endet. Sie sind die Antwort auf „mein Text läuft in den Briefkopf" — nicht der Brieftext selbst.
Der Editor zeigt den Bogen mit Linealen in Millimetern. Der blaue Rahmen ist der Satzspiegel, also der Bereich, in dem der Text steht. Sie verschieben ihn direkt an den Kanten oder tragen die Werte in die vier Felder Oben, Links, Rechts und Unten ein — jeweils in Millimetern vom Blattrand. Speichern übernimmt die Werte.
Neue Bogen starten mit 30 mm oben und unten sowie 25 mm links und rechts. Zwei Hinweise aus der Praxis:
- Der Wert Oben muss unter Ihren Briefkopf reichen, sonst überlagern sich Logo und Text.
- Wählen Sie ein Adressfeld oder ein Infofeld im Briefdialog, rückt der Text auf der ersten Seite zusätzlich nach unten, damit er nicht in diese Blöcke läuft. Die Ränder bleiben unverändert gültig, Membergy hält lediglich zusätzlichen Platz frei.
Die Ränder gehören zum Bogen, nicht zum einzelnen Brief: Einmal richtig eingestellt, stimmen alle künftigen Schreiben auf diesem Papier.
Standard-Briefpapier bestimmen
Ein Bogen ist der Standard. Er ist im Briefdialog vorausgewählt und wird für Ausgaben verwendet, die keine eigene Auswahl anbieten — etwa den PDF-Export einer Teamliste. Sie erkennen ihn am Stern auf der Karte.
Um einen anderen Bogen zum Standard zu machen, fahren Sie mit der Maus über seine Karte und wählen die eingeblendete Aktion Als Standard setzen. Beim bereits gesetzten Standard erscheint sie nicht.
Ändern und löschen
Name und Datei eines Bogens lassen sich nachträglich nicht bearbeiten — das ist Absicht, denn ein ausgetauschtes Blatt würde bestehende Vorlagen unbemerkt verändern. Möchten Sie das Layout wechseln, laden Sie den neuen Bogen als eigenen Eintrag hoch, setzen ihn als Standard und löschen den alten. Die Ränder dagegen dürfen Sie jederzeit anpassen.
Löschen können Sie nur selbst hochgeladene Bogen. Der von Membergy bereitgestellte Bogen „Blanko" bleibt erhalten, damit nie ein Verein ohne Briefpapier dasteht. Beim Löschen passiert zweierlei:
- War der Bogen der Standard, rückt ein anderer Bogen an seine Stelle.
- Brief-Vorlagen, die den gelöschten Bogen verwenden, stellt Membergy automatisch auf das aktuelle Standard-Briefpapier um. Die Vorlage bleibt benutzbar, druckt aber auf anderem Papier — sehen Sie sie danach einmal durch.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Der Upload wird abgewiesen. Fast immer stimmt das Seitenformat nicht. Prüfen Sie im PDF-Programm, ob die Seite exakt 210 × 297 mm groß ist; „A4 randlos" oder ein knapp abweichendes Maß fällt durch.
Die Vorschaukarte bleibt leer. Dann ist der Bogen tatsächlich leer — genau das ist beim mitgelieferten Blanko-Papier der Fall.
Kann ich mehrere Bogen parallel führen? Ja, so viele Sie möchten, zum Beispiel je Abteilung einen. Im Briefdialog wählen Sie den passenden aus; nur der Standard ist vorausgewählt.
Der Text sitzt zu hoch oder zu tief. Ändern Sie die Ränder des Bogens und drucken Sie den Brief erneut. Ein Probedruck mit einer einzigen Person spart dabei Papier.