Wofür der Download-Bereich da ist
Manche Aufgaben verlassen Membergy: eine Mitgliederliste für die Versicherung, eine Aufstellung für den Verband, Zahlen fürs Finanzamt. Dafür gibt es den Export — er erzeugt aus der jeweiligen Liste eine Excel-Datei.
Diese Datei entsteht im Hintergrund, nicht im Browser-Download-Fenster. Sie landet im Download-Bereich, wo sie liegen bleibt, bis jemand sie abholt. Das hat zwei Vorteile: Auch große Exporte blockieren die Oberfläche nicht, und eine erzeugte Datei geht nicht verloren, wenn Sie zwischendurch die Seite wechseln.
Voraussetzungen
Sie brauchen das Recht, Mitglieder zu sehen. Untergruppen-Leitungen sehen nur die Dateien, die sie selbst erzeugt haben.
Einen Export starten
Exporte sind Massenaktionen: Sie exportieren, was Sie ausgewählt haben. Schalten Sie dazu in der Liste den Auswahlmodus über die Schaltfläche mit dem Häkchen-Symbol ein und markieren Sie die gewünschten Zeilen — über das Häkchen in der Kopfzeile auch die ganze Liste auf einmal.
Anschließend öffnen Sie das Menü „…" und wählen unter Massenaktionen den Eintrag Exportieren.
Vorher lohnt ein Blick auf zwei Dinge, die den Inhalt der Datei bestimmen:
- Die Filter und der Reiter der Liste — exportiert wird Ihre Auswahl, und die entsteht aus der gefilterten Liste.
- Die eingeblendeten Spalten — über die Spaltenauswahl steuern Sie, welche Felder die Datei enthält.
Die Datei abholen
Ist der Export fertig, meldet Membergy das und die Datei erscheint in den Downloads. Sie erreichen den Bereich über das Download-Symbol oben rechts in der Kopfzeile; ein grüner Punkt daran zeigt, dass etwas Neues bereitliegt.
In der Liste stehen die Ressource, aus der exportiert wurde, die Datei, ihre Größe und der Zeitpunkt. Noch nicht abgeholte Dateien sind grün hinterlegt — so sehen Sie auf einen Blick, was neu ist. Mit dem Herunterladen verliert der Eintrag die Hervorhebung.
Die Spalte Ausgelassene Einträge ist ein ehrlicher Hinweis: Sie zählt Datensätze, die beim Erzeugen der Datei nicht mehr verfügbar waren — etwa weil jemand sie in der Zwischenzeit gelöscht hat. Steht dort eine Zahl, fehlen in der Datei genau so viele Zeilen.
Aufräumen
Erzeugte Dateien belegen das Speicherkontingent Ihres Vereins. Löschen Sie abgeholte Exporte deshalb, wenn Sie sie nicht mehr brauchen — der Platz wird sofort wieder frei.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Der Eintrag „Exportieren" fehlt im Menü. Dann ist keine Zeile ausgewählt. Der Export ist eine Massenaktion und erscheint erst mit einer Auswahl.
Die Datei enthält nicht die erwarteten Spalten. Exportiert werden die Felder der Liste. Blenden Sie über die Spaltenauswahl ein, was Sie brauchen, und starten Sie den Export erneut.
Wie lange bleibt eine Datei liegen? Bis Sie sie löschen. Es gibt keine automatische Aufräumfrist — deshalb der Hinweis oben.
Wer sieht meine Exporte? Alle mit Mitglieder-Leserecht sehen den Download-Bereich des Vereins. Behandeln Sie eine Exportdatei entsprechend wie das, was sie ist: eine vollständige Kopie der enthaltenen Daten.