Wofür Sie diese Funktion verwenden
„Nachricht senden" verschickt eine E-Mail an genau die Mitglieder, die Sie in der Mitgliederliste
ausgewählt haben. Jede empfangende Person bekommt eine eigene E-Mail — keine Sammelmail mit
sichtbarem Verteiler. Deshalb können Sie in den Text Platzhalter setzen, die Membergy für jede
Person einzeln ersetzt: aus :person.firstname wird bei Max „Max" und bei Erika „Erika".
Das ist der richtige Weg für Einladungen, Erinnerungen und Rundschreiben an eine Teilmenge des Vereins. Für dieselbe Botschaft auf Papier nehmen Sie stattdessen das Mitgliederschreiben — es benutzt dieselben Platzhalter und Textbausteine.
Voraussetzungen
Zwei Dinge müssen erfüllt sein, sonst taucht die Aktion gar nicht erst im Menü auf:
- Sie brauchen die Berechtigung Nachrichten senden. Administratoren haben sie automatisch.
- Ihr Verein muss eigene SMTP-Zugangsdaten hinterlegt haben. Membergy verschickt Mitglieder-Mails über das Postfach Ihres Vereins, nicht über eine Membergy-Adresse — so kommt die Nachricht bei den Empfängern als Post Ihres Vereins an und Antworten landen bei Ihnen.
Die Zugangsdaten stehen in den Vereins-Einstellungen im Abschnitt SMTP-Einstellungen: Server, Port, Benutzername, Passwort, Verschlüsselung und Absenderadresse. Dort gibt es auch die Schaltfläche SMTP-Einstellungen testen, die eine Testmail an eine Adresse Ihrer Wahl schickt. Nutzen Sie sie, bevor Sie das erste Rundschreiben starten — ein Tippfehler im Serverbetrieb fällt sonst erst beim Versand auf.
Empfänger auswählen
Die Empfängerauswahl ist die normale Mitgliederliste. Damit Sie mehrere Zeilen markieren können, schalten Sie zuerst den Auswahlmodus über die Schaltfläche mit dem Häkchen-Symbol in der Werkzeugleiste ein. Danach markiert ein Klick auf eine Zeile die Person; die Zahl neben dem Kopf-Häkchen zeigt, wie viele ausgewählt sind.
Anschließend öffnen Sie das Menü „…" und wählen unter Massenaktionen den Eintrag Nachricht senden.
Zwei Dinge helfen bei größeren Verteilern:
- Filter und Reiter zuerst setzen. Die Reiter über der Liste (zum Beispiel „Aktuell Mitglied") und die Filter schränken die Liste ein, bevor Sie auswählen. So schreiben Sie zielsicher an „alle aktiven Mitglieder" statt an eine mühsam zusammengeklickte Auswahl.
- Ganze Seiten auswählen. Über das Häkchen in der Kopfzeile lässt sich die komplette Liste oder die aktuelle Seite auf einmal markieren.
Sie können die Aktion auch für eine einzelne Person aus deren Zeilenmenü starten.
Die Nachricht verfassen
Oben im Dialog steht unter Ausgewählte Einträge, an wen die Nachricht tatsächlich geht. Prüfen Sie diese Zeile — sie ist die letzte Kontrolle vor dem Versand.
- Betreff — Pflichtfeld, höchstens 255 Zeichen. Er erscheint unverändert in der Betreffzeile; Platzhalter werden hier nicht ersetzt.
- Nachricht — Pflichtfeld. Der Editor erlaubt Fettschrift, Kursiv, Listen, Zitate und Links. Hier wirken Platzhalter und Textbausteine (siehe unten).
- BCC an — optional, genau eine gültige E-Mail-Adresse. Sie bekommt jede einzelne Mail in Blindkopie. Praktisch, um den Versand im Vorstandspostfach zu belegen.
Arbeitet Ihr Verein mit Untergruppen, kommt ein weiteres Feld dazu:
- BCC an Untergruppen (Mehrfachauswahl) beziehungsweise BCC an Untergruppe (Schalter), je nachdem ob bei Ihnen Mehrfachmitgliedschaften in Untergruppen erlaubt sind. Eine ausgewählte Untergruppe erhält die Blindkopie nur für die Personen, die ihr aktuell angehören — beendete Zugehörigkeiten zählen nicht. Gehört keine der ausgewählten Personen aktuell zu einer der gewählten Untergruppen, bricht Membergy mit einem Hinweis ab, statt stillschweigend nichts zu tun.
Platzhalter und Textbausteine
Im Nachrichtentext ersetzt Membergy zwei Arten von Platzhaltern:
:person.<feld>wird pro Empfänger durch dessen Wert ersetzt. Der Feldname ist der Name des Feldes aus der Mitgliederverwaltung, zum Beispiel:person.firstname,:person.lastnameoder:person.number. Aus „Hallo :person.firstname," wird so für jede Person die passende Anrede.:kurzcodefügt einen Textbaustein ein — etwa:grussformelfür die Grußformel des Vereins. Textbausteine dürfen ihrerseits Bausteine enthalten.
Gibt es zu einem Platzhalter weder ein Feld noch einen Baustein, bleibt er unverändert stehen. Das
ist der häufigste Fehler: Ein Tippfehler führt nicht zu einer Fehlermeldung, sondern dazu, dass
:person.vorname wörtlich in der Mail steht. Verschicken Sie deshalb bei neuen Texten zuerst eine
Nachricht an sich selbst.
Versand und Ergebnis
Mit Ausführen legt Membergy für jede ausgewählte Person eine Nachricht an und bestätigt das sofort:
Der eigentliche Versand läuft danach im Hintergrund weiter: Membergy arbeitet die offenen Nachrichten laufend in kleinen Portionen ab. Bei großen Verteilern dauert es deshalb einige Minuten, bis die letzte Mail draußen ist — das schont die Zustellbarkeit Ihres Postfachs. Der Dialog wartet nicht darauf; „Aktion ausgeführt" bedeutet „angenommen und eingeplant".
Als Empfängeradresse verwendet Membergy die Adresse des Benutzerkontos der Person; hat sie kein Konto, die erste als Kontaktdaten hinterlegte E-Mail-Adresse. Scheitert der Versand einer einzelnen Mail — falsche Adresse, abgelehnte Anmeldung am Postfach —, erhält Ihr Verein eine Systembenachrichtigung mit Empfänger, Betreff und Fehlermeldung.
Nachricht an Untergruppen senden
Bei eingeschalteten Untergruppen gibt es zusätzlich die Aktion Nachricht an Untergruppen senden.
Sie funktioniert genauso, richtet sich aber nicht an die markierten Personen, sondern an die
Untergruppen, denen diese Personen aktuell angehören — jede Untergruppe bekommt dabei genau eine
Mail an ihre E-Mail für Mitgliederinfos, ersatzweise an ihre System-E-Mail. Mehrere markierte
Personen aus derselben Untergruppe führen also nicht zu mehreren Mails. Platzhalter beziehen
sich in diesem Fall auf die Untergruppe, zum Beispiel :subtenant.name. Das ist der Weg, wenn die Geschäftsstelle einer Abteilung
informiert werden soll und nicht jedes einzelne Mitglied. Gehört keine der markierten Personen
aktuell zu einer Untergruppe, meldet Membergy das und verschickt nichts.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Die Aktion fehlt im Menü. Dann fehlen entweder die Berechtigung „Nachrichten senden" oder die SMTP-Zugangsdaten des Vereins. Beides prüfen Sie in den Vereins-Einstellungen beziehungsweise unter Rollen und Berechtigungen.
Eine Person hat keine E-Mail-Adresse. Dann gibt es nichts zuzustellen; der fehlgeschlagene Versand wird als Systembenachrichtigung gemeldet. Pflegen Sie die Adresse in den Mitgliedsdaten nach und schicken Sie die Nachricht erneut.
Kann ich den Versand planen oder zurücknehmen? Nein. Es gibt kein Sendedatum und keinen Rückruf. Sobald Sie „Ausführen" bestätigt haben, laufen die Mails los.
Wo sehe ich, was ich verschickt habe? Es gibt keinen Ordner „Gesendet". Wenn Sie den Versand nachweisen möchten, tragen Sie eine Vereinsadresse in BCC an ein — dann liegt jede Mail auch in diesem Postfach.
Antworten der Mitglieder gehen an die Absenderadresse aus den SMTP-Einstellungen, nicht an Ihr persönliches Postfach. Wählen Sie dort eine Adresse, die jemand liest.