Wofür Sie Dokumente ablegen
Zu einer Mitgliedschaft gehören Papiere: der unterschriebene Aufnahmeantrag, das SEPA-Mandat, die Kündigung, eine Bescheinigung. Statt sie in Ordnern zu suchen, legen Sie sie in Membergy ab — direkt beim Mitglied, zu dem sie gehören. Wer die Person öffnet, sieht ihre Papiere.
Dasselbe gilt für Inventar: Rechnungen, Garantiescheine und Bedienungsanleitungen lassen sich an den jeweiligen Gegenstand hängen.
Voraussetzungen
Dokumente sind an die Mitgliederrechte gekoppelt, nicht an die Einstellungen: Zum Ansehen brauchen Sie das Recht, Mitglieder zu sehen, zum Hochladen und Ändern das Recht, Mitglieder zu bearbeiten. Leitungen von Untergruppen sehen dabei nur die Dokumente der Personen, die sie ohnehin verwalten dürfen.
Jeder Verein hat ein Speicherkontingent. Wie viel davon belegt ist, steht unten in der Fußzeile. Eine Datei, die das Kontingent sprengen würde, weist Membergy beim Hochladen mit einem Hinweis auf den verbleibenden Platz ab. Zusätzlich gilt eine Obergrenze von 100 MB je Datei.
Die Dokumentenliste
Die Liste zeigt alle Dokumente des Vereins mit Typ, Dateiname, Größe, Zuordnung und Datum. Ein Klick auf den Dateinamen lädt die Datei herunter.
Ein Dokument hochladen
- Typ — Pflichtfeld. Er ordnet das Dokument fachlich ein: „Dokument zur Mitgliedschaft (Anmeldung, Kündigung, usw.)", „Persönliches Dokument", „SEPA Mandat", „Rechnung", „Bild", „Excel Datei" oder „Sonstiges". Nutzt Ihr Verein die ComMusic-Anbindung, kommen die entsprechenden Typen dazu. Der Typ ist später Ihr wichtigstes Suchraster — vergeben Sie ihn bewusst.
- Datei — Pflichtfeld. Membergy übernimmt den Originalnamen (bereinigt um Sonderzeichen), merkt sich Dateiendung und Größe und legt die Datei geschützt ab. Sie ist nicht öffentlich erreichbar, sondern nur über Membergy und nur für Berechtigte.
- Bemerkung — optional. Der richtige Ort für Hinweise wie „Original liegt im Vereinsordner".
- Zugeordnet zu — die eigentliche Zuordnung, in zwei Schritten: erst die Art des Datensatzes (Person oder Gegenstand), dann der konkrete Datensatz. Das Feld sucht, während Sie tippen.
Die Zuordnung ist optional. Ohne sie liegt das Dokument als allgemeines Vereinsdokument in der Liste — sinnvoll etwa für eine Satzung. Mit Zuordnung erscheint es zusätzlich beim jeweiligen Mitglied beziehungsweise Gegenstand.
Wo Dokumente sonst noch auftauchen
- Beim Mitglied im Bereich „Dokumente" — der übliche Weg im Alltag: Person öffnen, Papiere sehen, neues Dokument anhängen.
- Automatisch erzeugt: Manche Dokumente entstehen ohne Ihr Zutun, etwa die SEPA-Dateien eines Buchungslaufs. Sie tragen den passenden Typ und erscheinen in derselben Liste.
Bearbeiten und löschen
Bemerkung und Zuordnung lassen sich nachträglich ändern. Die Datei selbst wird nicht ausgetauscht — soll eine neuere Fassung hinterlegt werden, laden Sie sie als neues Dokument hoch und löschen die alte.
Beim Löschen verschwindet die Datei endgültig und der belegte Speicher wird wieder frei.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Der Upload wird abgewiesen. Entweder ist die Datei größer als 100 MB, oder das Speicherkontingent Ihres Vereins reicht nicht mehr. Die Meldung nennt den verbleibenden Platz.
Wer kann ein Mitgliedsdokument sehen? Nur wer die zugehörige Person sehen darf. Für Untergruppen-Leitungen heißt das: ausschließlich Dokumente ihrer eigenen Leute.
Sind die Dateien öffentlich erreichbar? Nein. Der Download läuft immer über Membergy und prüft dabei die Berechtigung.
Kann das Mitglied seine eigenen Dokumente sehen? Die Dokumentenverwaltung ist Teil des Verwaltungsbereichs und an Mitgliederrechte gebunden — sie ist keine Selbstbedienung für Mitglieder.