Warum es dafür einen Assistenten gibt
Ein Austritt betrifft nie nur ein Feld. An einem Mitglied hängen Status, Beiträge, Teams und Funktionen — und alle laufen weiter, wenn sie niemand beendet. Genau davor schützt der Austrittsassistent: Er trägt das Austrittsdatum ein und beendet in einem Zug alles, was sonst weiterliefe. Sonst zahlt ein längst ausgetretenes Mitglied im nächsten Buchungslauf weiter Beiträge.
Den Assistenten aufrufen
Sie finden ihn am Mitglied im Aktionen-Menü „…":
Die Angaben im Dialog
- Austrittsgrund (Pflicht) — Kündigung oder Todesfall. Membergy führt beides getrennt: Bei einer Kündigung wird das Kündigungsdatum gesetzt, im Todesfall das Sterbedatum. Das ist nicht nur Pietät, sondern auch für Ehrungen und Statistiken relevant.
- Todestag / Kündigungsdatum (Pflicht) — wann die Kündigung eingegangen ist bzw. wann die Person verstorben ist. Das ist der Zeitpunkt des Ereignisses, nicht das Ende der Mitgliedschaft.
- Relationen beenden — der eigentliche Kern: Alle aktuellen Status, Funktionen, Gebühren und Teammitgliedschaften werden mitbeendet. Lassen Sie den Schalter eingeschaltet, außer Sie wollen bewusst einzelne Zuordnungen von Hand nachziehen.
- Austrittsdatum — der Tag, zu dem die Mitgliedschaft tatsächlich endet: bei Kündigungen in der Regel das Monats- oder Jahresende, im Todesfall meist sofort. Genau dieses Datum wird als Enddatum in alle laufenden Zuordnungen geschrieben — es entscheidet also darüber, bis wann Beiträge erhoben werden.
- Bemerkung — landet im Bemerkungsfeld der Person, etwa der Grund der Kündigung.
Nach dem Ausführen bleibt die Person mit ihrer kompletten Geschichte erhalten. Sie verschwindet lediglich aus der Standardansicht der Personenliste, weil dort nur aktuelle Mitglieder gezeigt werden.
Beenden, löschen, endgültig löschen
Drei Dinge, die oft verwechselt werden:
- Mitgliedschaft beenden (dieser Assistent) — der Normalfall. Die Person bleibt als ehemaliges Mitglied erhalten, samt Beitragshistorie und Ehrungsgrundlage.
- Löschen — die Person wandert in den Papierkorb und lässt sich wiederherstellen. Sinnvoll bei versehentlich angelegten Datensätzen, nicht bei Austritten.
- Endgültig löschen — entfernt die Person unwiderruflich. Vergangene Teilnahmen und Diensteintragungen bleiben dabei nur noch als anonymisierte Historie erhalten. Für einen Austritt ist das der falsche Weg, für eine Löschanfrage nach Datenschutzrecht der richtige.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Es werden weiter Beiträge gebucht. Dann wurde entweder ohne „Relationen beenden" gearbeitet oder das Austrittsdatum liegt in der Zukunft. Prüfen Sie am Mitglied die Gebühren: Dort muss ein „Gültig bis" stehen.
- Austritt zum Jahresende, Kündigung heute. Genau dafür sind die beiden Datumsfelder da: Kündigungsdatum heute, Austrittsdatum 31.12.
- Wiedereintritt. Die Person bleibt bestehen — Sie geben ihr einfach einen neuen Status und neue Beitragszuordnungen mit dem neuen Eintrittsdatum. Die alte Geschichte bleibt sichtbar.