Wofür Sie die Berechnung verwenden
Wenn die Einrichtung steht, beantwortet Membergy die Frage, die jedes Jahr vor der Jahreshauptversammlung aufkommt: Wer ist diesmal dran? Die Berechnung geht alle Mitglieder durch, addiert die Zeiten, die laut Ihren Bedingungen zählen, und legt für jede fällige Ehrung einen Eintrag an.
Das Ergebnis ist kein Bericht zum Wegwerfen, sondern der dauerhafte Nachweis: Jede verliehene Ehrung bleibt an der Person hängen und wird beim nächsten Lauf nicht noch einmal vergeben.
Voraussetzungen
Die Aktion liegt in der Ehrungsliste und steht Vereins-Administratoren offen. Für die Ehrungsübersicht genügt das Recht, Mitglieder zu sehen.
Fachlich brauchen Sie: mindestens eine aktivierte Ehrung mit Bedingung, Status mit gesetztem Ehrungsanspruch und gepflegte Beginndaten der Mitgliedschaften. Fehlt eines davon, läuft die Berechnung durch, findet aber niemanden.
Die Berechnung starten
Im Menü „…" der Ehrungsliste liegt Ehrungen zu Stichtag berechnen.
- Ereignisdatum — Pflichtfeld, vorbelegt mit heute. Es ist zweierlei: der Zeitpunkt, bis zu dem gerechnet wird, und das Datum, das an jedem erzeugten Eintrag steht. Setzen Sie es auf den Tag der Ehrungsveranstaltung, dann trägt jede Urkunde später das richtige Datum.
- Nur bis zum Ereignisdatum — standardmäßig aus. Das ist der wichtigste Schalter im Dialog: Ausgeschaltet rechnet Membergy bis zum Jahresende des Ereignisjahres. Wer im März ehrt, bekommt so auch die Jubilarin mit, die erst im November die 25 Jahre vollmacht — im Vereinsalltag fast immer das Gewünschte. Eingeschaltet zählt ausschließlich, was am Ereignisdatum wirklich erreicht ist.
- Ehrungen berechnen ab (optional) — begrenzt das Ergebnis nach unten: Es werden nur Ehrungen erzeugt, deren Jubiläumstag nach diesem Datum liegt. Leer lassen, wenn generell gerechnet werden soll.
- Initiale Berechnung — kennzeichnet alle Einträge dieses Laufs als Erstbefüllung. Gedacht für den ersten Lauf nach der Umstellung, bei dem naturgemäß auch längst verliehene Jubiläen auftauchen. Die Markierung steht später in der Übersicht und in den Filtern, damit Sie „historisch nachgetragen" von „diesmal wirklich fällig" unterscheiden können.
- Bemerkung — freier Text, der an jedem Eintrag dieses Laufs landet, zum Beispiel „Jahreshauptversammlung 2026". Der beste Weg, einen Lauf später wiederzuerkennen.
Was beim Rechnen passiert
Membergy geht je Person und Bedingung so vor:
- Es sammelt alle Zeiträume, die zum Block der Bedingung gehören — Status mit Ehrungsanspruch und organisatorische Funktionen.
- Zeiträume, die lückenlos aneinander anschließen oder sich überlappen, werden zu einem Zeitraum zusammengefasst; Überschneidungen zählen nicht doppelt. Echte Unterbrechungen trennen dagegen.
- Ein Mindest- oder Höchstalter der Bedingung beschneidet das Zählfenster entsprechend.
- Aus der Summe ergibt sich die erreichte Dauer. Eine Ehrung wird fällig, sobald diese Dauer die geforderten Jahre erreicht und der Jubiläumstag in den gewählten Zeitraum fällt.
- Sind Mindestaktive Jahre hinterlegt, muss zusätzlich diese Zeit in einem aktiven Status erreicht sein.
Bereits vergebene Ehrungen werden dabei übersprungen. Die Berechnung ist deshalb beliebig oft wiederholbar — sie erzeugt keine Dubletten und nimmt nichts zurück. Wer unsicher ist, rechnet einmal mit einer sprechenden Bemerkung und sieht sich das Ergebnis in Ruhe an.
Das Ergebnis prüfen
Die Ehrungsübersicht listet jeden erzeugten Eintrag mit Datum, Person, Ehrung, dem Kennzeichen „Separate Verleihung", der Markierung „Initiale Berechnung" und Ihrer Bemerkung. Über die Spaltenauswahl lassen sich zusätzlich Bedingung, Block und die Jahreszahl einblenden; über die Filter grenzen Sie auf einen Zeitraum oder eine bestimmte Ehrung ein.
Aus dieser Liste ergibt sich Ihre Vorbereitung: Sie sehen, welche Urkunden zu drucken sind und welche Fälle als „separate Verleihung" beim Verband beantragt werden müssen.
Die Übersicht ist bewusst nur zum Lesen — Einträge werden hier weder angelegt noch geändert oder gelöscht. Das passiert an der Person.
Ehrungen an der Person
Jede Person hat in ihren Daten den Bereich Ehrungen. Dort sehen Sie die Auszeichnungen dieser Person mit Datum und Bemerkung — und dort pflegen Sie auch von Hand nach:
- Alte Ehrungen nachtragen, die vor der Umstellung verliehen wurden. Das ist gleichzeitig die Bremse für die automatische Berechnung: Eine bereits eingetragene Ehrung wird nicht erneut vergeben.
- Sonderfälle vergeben, für die es keine Regel gibt.
- Datum oder Bemerkung korrigieren, wenn die Verleihung verschoben wurde.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Es wurde jemand übersehen. Fast immer liegt es an den Stammdaten, nicht an der Berechnung: fehlendes Beginndatum der Mitgliedschaft, ein Status ohne Ehrungsanspruch, eine deaktivierte Ehrung — oder der Schalter „Nur bis zum Ereignisdatum" war gesetzt, obwohl das Jubiläum erst später im Jahr liegt.
Es wurde zu viel gefunden. Beim ersten Lauf ist das normal: Membergy kennt Ihre früher verliehenen Ehrungen nicht. Setzen Sie „Initiale Berechnung", damit dieser Bestand markiert ist, oder grenzen Sie über „Ehrungen berechnen ab" auf den relevanten Zeitraum ein.
Kann ich einen Lauf rückgängig machen? Nicht als Ganzes. Einzelne Einträge entfernen Sie bei der jeweiligen Person. Deshalb lohnt die Bemerkung: Sie macht die Einträge eines Laufs wiedererkennbar.
Ändert sich etwas an bereits vergebenen Ehrungen, wenn ich die Einrichtung anpasse? Nein. Vergebene Ehrungen sind festgehalten. Änderungen an Blöcken, Bedingungen oder Jahreszahlen wirken nur auf künftige Berechnungen.
Wer darf rechnen? Die Aktion ist Vereins-Administratoren vorbehalten. Die Ergebnisse dagegen kann jede Person mit Mitglieder-Leserecht in der Übersicht ansehen.