Der geführte Weg: der Beitrittsassistent
Ein Beitritt ist mehr als ein Name in einer Liste: Es gehören Stammdaten dazu, ein Eintrittsdatum, ein Mitgliedsstatus, meist ein Beitrag, oft ein Team und manchmal gleich die ganze Familie. Genau diese Reihenfolge führt der Beitrittsassistent durch — Sie starten ihn über die Schaltfläche oben in der Personenliste:
Sie können eine Person auch direkt über das normale Formular anlegen. Der Assistent ist der empfohlene Weg, weil er nichts vergisst, was später mühsam nachzupflegen wäre.
Schritt 1 — Wer tritt bei
Pflicht sind Vorname, Nachname, Anrede und Geschlecht; Adresse und weitere Angaben füllen Sie so weit aus, wie sie bekannt sind. Die Mitgliedsnummer vergibt Membergy automatisch, wenn Sie nichts anderes angeben — sie ist im Verein eindeutig und lässt sich später nur von Administratoren ändern.
Nicht alles muss jetzt schon stimmen: Alle Felder sind später am Mitglied bearbeitbar.
Schritte 2 bis 3 — Kontakt- und Zahlungsdaten
Kontaktdaten erfassen Sie als beliebig viele Einträge — Telefon, Mobil, E-Mail — und legen je Eintrag fest, wer ihn sehen darf: nur die Verwaltung, das eigene Team oder der ganze Verein. Diese Freigabe steuert später die Teamlisten; das Mitglied kann sie in seinem Profil selbst ändern.
Bei den Zahlungsdaten hinterlegen Sie Zahlungsweise und, bei Lastschrift, IBAN samt SEPA-Mandat. Beides lässt sich überspringen und später nachtragen — ohne Zahlungsweise nimmt der Buchungslauf die Person allerdings nicht mit.
Schritt 4 — Status und Beiträge
Dieser Schritt entscheidet, ob aus der Person ein zahlendes Mitglied wird:
- Eintrittsdatum — der Beginn der Mitgliedschaft. Er ist die Grundlage für Beitragszeiträume und spätere Ehrungen; Membergy schlägt den Monatsanfang vor.
- Status (Pflicht) — der Mitgliedsstatus, etwa „Aktives Mitglied", „Fördermitglied" oder „Jugend". Er steuert unter anderem, ob jemand als Mitglied zählt und ob eine Beitragsbefreiung greift. Ohne Status geht es nicht weiter — die Personenliste filtert standardmäßig genau darauf.
- Teams — direkte Zuordnung zu einem oder mehreren Teams.
- Gebühren — welche Beiträge die Person ab dem Eintrittsdatum zahlt.
Schritt 5 — Familie und Abschluss
Zum Schluss können Sie Familienmitglieder verknüpfen oder gleich neu anlegen — praktisch, wenn eine ganze Familie eintritt. Mit dem letzten Klick wird alles zusammen gespeichert, und Sie landen direkt beim neuen Mitglied:
Die Registerkarten oben zeigen, wo es weitergeht: Adress-, Zahlungs- und Kontaktdaten, Familie, Teams, Gebühren, Status, Funktionen, Ehrungen, Dokumente und Buchungen.
Danach: Zugang und Selbstverwaltung
Ein Mitglied hat zunächst kein Benutzerkonto — Stammdaten und Login sind getrennt. Damit jemand die App selbst nutzen kann, legen Sie am Mitglied ein Konto an bzw. verschicken eine Einladung. Erst danach kann die Person ihr Profil pflegen, auf Termine antworten und sich in Dienstpläne eintragen.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Das Mitglied taucht in der Liste nicht auf. Der Standardfilter zeigt nur aktuelle Mitglieder. Fehlt der Status oder liegt er in der Vergangenheit, ist die Person ausgeblendet — Filter entfernen macht sie wieder sichtbar.
- Personen-Limit erreicht. Größere Vereine brauchen den passenden Tarif; ist das Limit erreicht, verweigert Membergy das Anlegen.
- Viele Mitglieder auf einmal. Für die Erstbefüllung gibt es den Import — dabei werden dieselben Felder verwendet wie im Assistenten.
- Wer darf das? Aufnehmen darf, wer Personen anlegen darf; Untergruppen-Verantwortliche sehen und pflegen dabei nur die Personen ihrer Untergruppe.