Wofür eigene Felder da sind
Jeder Verein hat Angaben, die es in keiner Standardsoftware gibt: die T-Shirt-Größe für die Vereinskleidung, die Nummer des Spindschlüssels, das Ablaufdatum einer Bescheinigung, den Namen des Instruments aus Vereinsbesitz. Statt solche Dinge in ein Bemerkungsfeld zu schreiben, legen Sie ein eigenes Feld an.
Der Unterschied zum Bemerkungsfeld ist entscheidend: Ein eigenes Feld ist ein echtes Feld. Es hat einen Typ, es kann Pflichtfeld sein, es taucht in Import und Export auf, und es lässt sich auswerten.
Voraussetzungen
Eigene Felder liegen in den Einstellungen. Zum Ansehen brauchen Sie das Recht, Einstellungen zu sehen, zum Anlegen und Ändern die entsprechenden Einstellungsrechte.
Ein eigenes Feld anlegen
- Bezeichnung — was im Formular vor dem Feld steht. Membergy leitet daraus intern einen technischen Namen ab; bei gleicher Bezeichnung wird durchnummeriert.
- Typ — bestimmt, was eingegeben werden kann:
- Text für kurze Angaben,
- Textbereich für mehrzeilige Notizen,
- Zahl für Werte, mit denen gerechnet oder sortiert wird,
- Datum beziehungsweise Datum und Uhrzeit,
- E-Mail mit Prüfung auf eine gültige Adresse,
- Checkbox für Ja/Nein,
- Autocomplete (Text mit Vorschlägen) — ein Textfeld, das beim Tippen bereits erfasste Werte vorschlägt. Die richtige Wahl für Angaben mit wiederkehrenden, aber nicht festgelegten Werten wie „Größe" oder „Fahrzeugtyp": Die Liste wächst mit, ohne dass Sie sie pflegen.
- Ressource — wo das Feld erscheinen soll. Zur Auswahl stehen die Bereiche, die eigene Felder unterstützen: die Personen und, wenn Ihr Verein das Inventar nutzt, die Artikel.
- Bereich — in welchem Abschnitt des Formulars das Feld landet, zum Beispiel „Basisdaten" oder „Adressdaten". Die Auswahl wird aus der gewählten Ressource geladen, deshalb wählen Sie erst die Ressource und dann den Bereich.
- Pflichtfeld — dann lässt sich der Datensatz ohne Eingabe nicht speichern. Vorsicht bei bestehenden Beständen: Ein neues Pflichtfeld betrifft auch alle, die bereits erfasst sind, und muss beim nächsten Bearbeiten ausgefüllt werden.
Typ, Ressource und Bereich lassen sich später nicht mehr ändern — sie sind nach dem Speichern festgeschrieben, weil bereits erfasste Werte sonst ihre Bedeutung verlören. Bezeichnung und die übrigen Schalter bleiben änderbar. Wenn Sie den Typ doch wechseln müssen, legen Sie ein neues Feld an und übertragen die Werte.
Zusätzliche Schalter bei Personen
Für Felder an den Personen gibt es drei weitere Optionen:
- Privates Feld — das Feld ist nur für Personenverwalter sichtbar. Mitglieder mit eingeschaltetem Datenschutzmodus und Verantwortliche ohne Mitgliederrechte — etwa die Leitung einer Untergruppe — sehen es nicht. Damit lassen sich interne Vermerke hinterlegen, ohne sie allen zugänglich zu machen, die die Person ansehen dürfen.
- Beitrittsassistent — das Feld erscheint zusätzlich im Assistenten, mit dem neue Mitglieder aufgenommen werden. So wird die Angabe schon bei der Aufnahme erhoben statt später nachgepflegt.
- Familienrelevant — erscheint erst, wenn „Beitrittsassistent" gesetzt ist. Das Feld wird dann beim Aufnehmen einer ganzen Familie sinnvoll übernommen, statt für jedes Familienmitglied einzeln abgefragt zu werden.
Das Ergebnis
Nach dem Speichern ist das Feld sofort Teil des jeweiligen Formulars — im gewählten Bereich, bei jedem Datensatz:
Von da an verhält es sich wie jedes andere Feld: Es lässt sich befüllen, es wandert in den Export und es kann beim Import mit einer Spalte verbunden werden.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Das Feld erscheint nicht im Formular. Prüfen Sie den gewählten Bereich — jeder Bereich ist im Personenformular ein eigener Reiter. Bei einem privaten Feld prüfen Sie zusätzlich, mit welchen Rechten Sie gerade angemeldet sind.
Kann ich ein eigenes Feld löschen? Ja. Damit verschwinden auch die erfassten Werte. Wenn Sie die Angaben behalten wollen, exportieren Sie die Daten vorher.
Warum kann ich den Typ nicht ändern? Weil bereits gespeicherte Werte sonst nicht mehr zum Feld passen würden — aus einem Datum lässt sich keine Checkbox machen. Neues Feld anlegen ist hier der saubere Weg.
Wie viele eigene Felder sind sinnvoll? So wenige wie möglich. Jedes Feld verlängert das Formular für alle. Bevor Sie eines anlegen, lohnt der Blick, ob nicht bereits ein passendes Standardfeld existiert.