Warum der Status mehr ist als eine Bezeichnung
Der Mitgliedsstatus ist die wichtigste Einstellung in der Mitgliederverwaltung. Er sagt nicht nur, wie jemand im Verein geführt wird („Aktives Mitglied", „Förderndes Mitglied", „Ehrenmitglied"), sondern steuert an mehreren Stellen mit, was Membergy tut:
- ob die Person in der Mitgliederliste als aktuelles Mitglied auftaucht,
- ob für sie Beiträge berechnet werden,
- ob ihre Zeit für Ehrungen zählt.
Deshalb lohnt es sich, die Status einmal in Ruhe zu durchdenken, statt sie nebenbei anzulegen.
Vereinsfunktionen sind das Gegenstück für Ämter: 1. Vorsitzende, Kassiererin, Dirigent. Beide funktionieren nach demselben Prinzip — sie werden einer Person für einen Zeitraum zugeordnet, nicht dauerhaft angeheftet.
Voraussetzungen
Beide Bereiche liegen in den Einstellungen der Mitgliederverwaltung. Zum Ansehen brauchen Sie das Recht, Einstellungen zu sehen, zum Anlegen und Ändern die entsprechenden Einstellungsrechte. Administratoren haben sie automatisch.
Die Statusliste
Die Liste zeigt je Status auf einen Blick, welche Schalter gesetzt sind. Das ist die Übersicht, die Sie bei Unstimmigkeiten zuerst aufrufen sollten — die meisten „warum taucht die Person nicht auf"-Fragen beantworten sich hier.
Einen Status anlegen
- Titel — Pflichtfeld, im Verein eindeutig. Er erscheint überall dort, wo der Status ausgewählt oder angezeigt wird.
- Mitglied — der folgenreichste Schalter. Nur mit ihm zählt der Status als echte Mitgliedschaft. Für Status wie „Interessent", „Ehemaliger Gast" oder „Kontakt" schalten Sie ihn aus; solche Personen bleiben dann in der Datenbank, gelten aber nicht als Mitglied.
- Aktiv — nur sichtbar, wenn Ihr Verein zwischen aktiver und fördernder Mitgliedschaft unterscheidet. Er markiert die Status, die als aktives Mitwirken zählen, und wird für Ehrungen mit einer Mindestzahl aktiver Jahre ausgewertet.
- Beitragsbefreit — Personen mit diesem Status werden bei der Beitragsberechnung nicht belastet. Der übliche Fall sind Ehrenmitglieder.
- Ehrungsanspruch — standardmäßig eingeschaltet. Nur Status mit diesem Schalter zählen bei der Ehrungsberechnung mit. Er gilt für den ganzen Status, also für alle Personen, die ihn haben. Ausschalten sollten Sie ihn für Zeiten, die keine Vereinszugehörigkeit im ehrungsrechtlichen Sinn sind — etwa eine reine Ruhendmeldung.
Status sind Zeiträume, keine Etiketten
Das ist der Punkt, an dem eine Mitgliederverwaltung sonst unbrauchbar wird: Ein Status wird einer Person mit Beginndatum zugeordnet, optional mit Enddatum und einer Bemerkung. Dadurch bleibt die Geschichte erhalten:
- Wer 1999 eintrat, 2010 zum Fördermitglied wechselte und 2020 austrat, hat drei Einträge — und Membergy weiß bei jeder Auswertung, was zu diesem Zeitpunkt galt.
- Das Enddatum muss nach dem Beginndatum liegen. Ein Status ohne Enddatum läuft weiter.
Genau daraus ergeben sich die Reiter über der Mitgliederliste: Aktuell Mitglied, Aktuell kein Mitglied, Ehemaliges Mitglied, Zukünftiges Mitglied. Sie sind keine gespeicherten Merkmale, sondern werden aus Zeitraum und dem Schalter „Mitglied" errechnet. Die Liste startet standardmäßig bei „Aktuell Mitglied" — wer jemanden vermisst, hat die Person meist nicht verloren, sondern schaut nur in den falschen Reiter.
Zugeordnet werden Status entweder direkt bei der Person (Bereich „Status") oder umgekehrt beim Status selbst, wo Sie mehrere Personen auf einmal anhängen können.
Vereinsfunktionen
Eine Funktion beschreibt ein Amt:
- Titel — Pflichtfeld, im Verein eindeutig.
- Eigene Bezeichnung — optional, ebenfalls eindeutig. Gedacht für den Fall, dass Ihr Verein ein Amt anders nennt als der Verband: Der Verband kennt die „Kassiererin", bei Ihnen heißt sie „Schatzmeisterin".
- Berichten — kennzeichnet Funktionen, die an den übergeordneten Verband gemeldet werden.
Auch Funktionen werden mit Zeitraum zugeordnet. Damit ist jederzeit belegbar, wer wann im Vorstand war — die Grundlage für Vorstandsehrungen und für Übergaben.
Was Sie beim Löschen erwartet
Ein Status, der jemandem jemals zugeordnet war, lässt sich nicht löschen — auch dann nicht, wenn die betroffene Person längst ausgetreten ist. Dasselbe gilt für Vereinsfunktionen. Das ist Absicht: Andernfalls verschwände die Mitgliedschaftsgeschichte, auf der Beiträge und Ehrungen beruhen.
Wenn Sie einen Status nicht mehr verwenden wollen, vergeben Sie ihn einfach nicht mehr und setzen bei den betroffenen Personen ein Enddatum.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Eine Person fehlt in der Mitgliederliste. Prüfen Sie den Reiter (Standard ist „Aktuell Mitglied"), dann das Beginndatum des Status und schließlich, ob am Status der Schalter „Mitglied" gesetzt ist.
Für jemanden wird kein Beitrag berechnet. Sehr wahrscheinlich hat der Status „Beitragsbefreit" gesetzt. Der Schalter wirkt für alle Personen mit diesem Status.
Eine Ehrung wird nicht gefunden. Häufigste Ursache ist ein fehlender Ehrungsanspruch am Status oder ein fehlendes Beginndatum. Mehr dazu in Ehrungen einrichten.
Kann eine Person mehrere Status gleichzeitig haben? Ja — die Zuordnung ist eine Liste von Zeiträumen. Für eine saubere Auswertung sollten sich die Zeiträume gleichartiger Status aber nicht überlappen; setzen Sie beim Wechsel ein Enddatum.