Wofür der Import gedacht ist
Der Import ist der Weg in Membergy hinein: Wer aus einer Excel-Liste, einer alten Vereinssoftware oder einer Verbandsdatei umzieht, überträgt seinen Bestand in einem Durchgang, statt hunderte Male den Beitrittsassistenten zu durchlaufen.
Für einzelne neue Mitglieder bleibt der Assistent der bessere Weg — er fragt Status, Beitrag und Team gleich mit ab, was der Import nicht tut.
Der Ablauf in zwei Schritten
Sie starten den Import in der Personenliste über das Aktionen-Menü „…":
- Datei — Sie laden Ihre Tabelle hoch. Es gibt keine vorgeschriebene Vorlage: Membergy liest die Spaltenüberschriften Ihrer Datei.
- Zuordnung der Felder — Sie sagen, welche Spalte in welches Feld gehört. Spalten, die Sie nicht zuordnen, werden ignoriert.
Genau dieser zweite Schritt macht den Import gutmütig: Sie müssen Ihre gewachsene Liste nicht umbauen, sondern erklären sie einmalig.
Was Sie vorher klären sollten
- Eine Zeile = eine Person. Ehepaare oder Familien in einer Zeile müssen vorher getrennt werden; die Familienverknüpfung stellen Sie danach in Membergy her.
- Mitgliedsnummern. Bringen Sie eigene Nummern mit, importieren Sie sie mit — sie müssen im Verein eindeutig sein. Ohne Nummer vergibt Membergy selbst eine.
- Datumsformate. Geburtstage und Eintrittsdaten sollten einheitlich sein, bevor die Datei hochgeht.
- Status und Beiträge. Der Import legt die Personen an. Wer welchen Mitgliedsstatus hat und welche Beiträge zahlt, ordnen Sie anschließend zu — für viele Personen auf einmal geht das über die Sammelbearbeitung in der Personenliste.
Nach dem Import
Prüfen Sie stichprobenartig ein paar Datensätze und achten Sie besonders auf die Personenliste: Sie zeigt standardmäßig nur Mitglieder mit aktuellem Status. Wirkt die Liste nach dem Import leer, fehlt in aller Regel nicht der Import, sondern der Status.
Danach folgen die Schritte, die den Bestand erst nutzbar machen: Status vergeben, Beiträge zuordnen, Teams füllen und — wo gewünscht — Benutzerkonten anlegen und Einladungen verschicken.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Doppelte Personen nach dem Import. Der Import legt an, er gleicht nicht ab. Prüfen Sie vor dem zweiten Durchgang, was bereits vorhanden ist.
- Was ist mit Kontaktdaten? Telefonnummern und E-Mail-Adressen sind eigene Einträge mit eigener Freigabe — siehe Mitgliedsdaten pflegen.
- Untergruppen. Vereine mit Untergruppen können deren Zuordnungen ebenfalls importieren; das ist ein eigener Import mit Start- und Enddatum je Mitgliedschaft.