Wofür Untergruppen da sind
Manche Vereine sind zu groß für eine einzige Mitgliederliste: Ortsverbände, Bezirke, Abteilungen oder eine eigenständige Jugendabteilung führen ihre Leute selbst. Eine Untergruppe bildet genau das ab — ein Teilbereich innerhalb Ihres Vereins mit eigener Anschrift, eigenen Ansprechpartnern und einer eigenen Mitgliederliste. Der Verein bleibt dabei einer: Beiträge, Termine und Auswertungen laufen weiter über den ganzen Verein.
Wie die Gliederung bei Ihnen heißt, bestimmen Sie selbst. Membergy übernimmt Ihre Bezeichnung („Ortsverband", „Abteilung", „Untergruppe") überall in der Oberfläche.
Voraussetzungen
Untergruppen sind ein abschaltbares Modul: Erst wenn Ihr Verein sie in den Vereins-Einstellungen einschaltet, taucht der Bereich überhaupt auf. Zum Verwalten brauchen Sie die Berechtigungen rund um Untergruppen (ansehen, erstellen, bearbeiten, löschen) — Administratoren haben sie automatisch.
Beim Einschalten legt Membergy zusätzlich eine passende Rolle für die Untergruppen-Leitung an, falls es noch keine gibt. Sie ist sofort verwendbar und wird nicht überschrieben, wenn Sie bereits eine eigene Rolle mit diesen Rechten gebaut haben.
Eine Untergruppe anlegen
- Name — im Verein eindeutig.
- Anschrift — Straße, PLZ und Ort der Untergruppe.
- System-E-Mail — die Adresse, unter der die Untergruppe offiziell erreichbar ist.
- E-Mail für Mitgliederinfo — optional, wenn Rundschreiben an eine andere Adresse gehen sollen als die offizielle Post.
- Telefon und Fax — optional.
Nach dem Speichern steht die Untergruppe in der Übersicht:
Ansprechpartner festlegen
Ansprechpartner sind die Mitglieder, die die Untergruppe führen. Sie haben zwei Funktionen: Sie sind die Kontaktadresse nach außen — und sie sind der Anker für die eingeschränkte Mitgliederverwaltung (siehe unten).
Eine Untergruppe darf mehrere Ansprechpartner haben, und eine Person kann für mehrere Untergruppen zuständig sein.
Mitglieder zuordnen
Die Zugehörigkeit zu einer Untergruppe ist kein Häkchen, sondern ein Zeitraum:
- Startdatum (Pflicht) — ab wann die Person zur Untergruppe gehört.
- Enddatum — leer, solange die Zugehörigkeit läuft; beim Wechsel oder Austritt eingetragen.
Dadurch bleibt die Geschichte erhalten: Wer die Abteilung wechselt, hat einen abgeschlossenen und einen laufenden Zeitraum, und ein Wiedereintritt kommt als weiterer Zeitraum dazu — nichts wird überschrieben.
Ob eine Person gleichzeitig mehreren Untergruppen angehören darf, entscheidet eine Einstellung Ihres Vereins. Im Standardfall ist das nicht erlaubt: Ein Wechsel wird dann so eingetragen, dass der alte Zeitraum endet und der neue am Folgetag beginnt. Erlauben Sie parallele Mitgliedschaften, kann jemand in zwei Untergruppen zugleich geführt werden — derselbe Zeitraum in derselben Untergruppe bleibt aber auch dann ausgeschlossen.
Zeiträume selbst darf nur ändern, wer die Personen des ganzen Vereins bearbeiten darf. Eine Untergruppen-Leitung kann also nicht ihre eigene Zuständigkeit ausweiten.
Die Untergruppe verwaltet ihre Leute selbst
Der eigentliche Gewinn liegt in der delegierten Pflege: Ein Mitglied, das als Ansprechpartner hinterlegt ist und die Rolle für die Untergruppen-Leitung trägt, sieht in der Personenverwaltung nur die Personen der eigenen Untergruppe — plus die eigene. Adressänderungen, Telefonnummern und Nachrichten laufen damit dort, wo man die Leute kennt, ohne dass jemand Zugriff auf den gesamten Mitgliederbestand bekommt.
Drei Punkte, die dabei oft für Rückfragen sorgen:
- Wer volle Personenrechte hat, ist nicht eingeschränkt. Die Begrenzung greift nur bei Personen, die ausschließlich die Untergruppen-Rechte besitzen.
- Maßgeblich ist die heutige Zugehörigkeit. Eine beendete Mitgliedschaft verschwindet aus der Sicht der Leitung, eine erst künftig beginnende taucht noch nicht auf.
- Bestehende Zuordnungen bleiben vollständig. In Terminen, Teams und Dienstplänen sieht die Leitung weiterhin alle bereits eingetragenen Personen — nur neu auswählen kann sie ausschließlich aus der eigenen Untergruppe.
Nachrichten an eine Untergruppe
Über die Untergruppe erreichen Sie deren aktuelle Mitglieder direkt per Nachricht. Angeschrieben wird, wer heute dazugehört — ehemalige Mitglieder bleiben außen vor.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Eine Untergruppe lässt sich nicht löschen. Das ist Absicht: Solange irgendeine Mitgliedschaft auf sie zeigt — auch eine längst beendete — bleibt sie bestehen, damit die Historie nicht verschwindet. Erst wenn keine Zuordnung mehr existiert, ist das Löschen möglich.
- Untergruppe oder Team? Eine Untergruppe ist eine organisatorische Gliederung des Vereins mit eigener Verwaltung. Ein Team ist eine fachliche Gruppe innerhalb des Vereins (Orchester, Register, Ausschuss) ohne eigene Mitgliederverwaltung.
- Untergruppen und Rollen. Rechte hängen weiterhin an Rollen; die Untergruppe entscheidet nur, auf welche Personen sie wirken.
- Import. Untergruppen lassen sich samt Ansprechpartnern importieren — die Zuordnung erfolgt über den Namen der Person.