Wofür Sie Ehrungen einrichten
„25 Jahre Mitgliedschaft", „40 Jahre aktives Musizieren", „10 Jahre im Vorstand": Solche Jubiläen rechnet in vielen Vereinen jemand einmal im Jahr von Hand aus Karteikarten zusammen. Membergy nimmt Ihnen das ab — aber nur, wenn Sie ihm vorher sagen, welche Zeit überhaupt zählt. Genau das ist die Einrichtung.
Danach genügt ein Klick, um zu einem Stichtag alle fälligen Ehrungen zu ermitteln; das beschreibt Ehrungen berechnen.
Die drei Bausteine
Die Einrichtung besteht aus drei aufeinander aufbauenden Teilen. Wenn Sie diese Kette einmal verstanden haben, ist der Rest Fleißarbeit:
- Ein Ehrungsblock sammelt, was zählt: eine Menge von Mitgliedsstatus und/oder organisatorischen Funktionen. Beispiel: der Block „Mitglieds-Status" enthält alle Status, die eine Mitgliedschaft bedeuten.
- Eine Ehrungsbedingung verbindet einen Block mit zusätzlichen Anforderungen — etwa einem Mindest- oder Höchstalter. Sie ist der Maßstab, an dem gemessen wird.
- Eine Ehrung ist die Auszeichnung selbst: ein Titel, die Bedingung und die Anzahl Jahre, nach denen sie fällig wird.
Eine Bedingung kann viele Ehrungen tragen — „Mitgliedschaft" trägt typischerweise die ganze Reihe 25, 40, 50, 60 Jahre. Genau deshalb lohnt der Aufbau: Sie pflegen die Regel einmal und hängen beliebig viele Jubiläumsstufen daran.
Voraussetzungen
Sie brauchen die Einstellungsrechte Ihres Vereins (ansehen, erstellen, bearbeiten); die Vorlagen- und Berechnungsaktion steht zusätzlich nur Vereins-Administratoren offen.
Entscheidend und leicht zu übersehen: Ein Mitgliedsstatus zählt nur mit, wenn bei ihm der Schalter Ehrungsanspruch gesetzt ist. Er gilt für den ganzen Status, also für alle Personen mit diesem Status. Ein Status ohne diesen Schalter wird bei der Berechnung ignoriert — auch wenn er in einem Ehrungsblock steht. Für organisatorische Funktionen gibt es diesen Schalter nicht; sie zählen, sobald sie in einem Block liegen.
Der schnelle Weg: aus einer Vorlage
Für den Normalfall müssen Sie nichts von Hand bauen. In der Ehrungsliste liegt im Menü „…" der Eintrag Ehrungen aus Vorlage erstellen.
Zur Wahl stehen zwei Vorlagen:
- Nur Mitgliedschaft (25, 40, 50, 60, 70, 80, 90, 100) — legt einen Block über alle Mitglieds-Status an, eine Bedingung „Mitgliedschaft" darauf und die acht Urkunden dazu.
- Aktiv und fördernd — legt zusätzlich einen zweiten Block über die aktiven Mitglieds-Status samt eigener Bedingung und derselben Jahresreihe an. Das ist die Wahl für Vereine, die aktives Mitwirken und fördernde Mitgliedschaft getrennt ehren.
Die Titel entstehen in Ihrer aktuellen Sprache. Bestehende Einträge mit gleichem Namen werden dabei aktualisiert statt verdoppelt — die Aktion lässt sich also gefahrlos wiederholen, sie ersetzt aber Ihre Änderungen an gleichnamigen Ehrungen.
Danach steht die komplette Reihe. Sie können jede Ehrung einzeln nachbearbeiten oder weitere ergänzen.
Ehrungsblöcke selbst zusammenstellen
Ein Block ist bewusst schlicht: ein Titel und die Verknüpfung zu Status und organisatorischen Funktionen. Er beantwortet die Frage „Welche Zeiten gehören inhaltlich zusammen?".
Zwei Muster kommen in der Praxis vor:
- Ein Block über mehrere Status. Wechselt jemand von „Jugendmitglied" zu „Aktives Mitglied", soll die Zeit durchlaufen. Liegen beide Status im selben Block, zählt Membergy sie als eine zusammenhängende Zeit — der Statuswechsel setzt die Uhr nicht zurück.
- Ein Block über Funktionen. Für Vorstandsehrungen sammeln Sie die organisatorischen Funktionen, die als Vorstandsarbeit gelten sollen.
Ein Block kann beides gleichzeitig enthalten. Was zeitlich zusammenfällt, wird nicht doppelt gezählt: Membergy fasst überlappende Zeiträume je Person und Bedingung zu einem Block zusammen.
Ehrungsbedingungen
Eine Bedingung besteht aus:
- Titel — wie die Regel heißen soll, zum Beispiel „Mitgliedschaft".
- Ehrungsblock — Pflichtfeld; die Zeiten, die gezählt werden.
- Mindestalter / Höchstalter — optional. Damit begrenzen Sie das Zählfenster auf ein Lebensalter: Bei einem Mindestalter von 16 zählt die Zeit erst ab dem 16. Geburtstag, bei einem Höchstalter von 27 nur bis zum 27. Geburtstag. Das ist der übliche Weg für Jugendehrungen.
- Mindestaktive Jahre — nur sichtbar, wenn Ihr Verein mit fördernden Mitgliedern arbeitet. Die Ehrung wird dann erst fällig, wenn zusätzlich diese Anzahl Jahre in einem aktiven Status erreicht ist. So bleibt „50 Jahre Mitgliedschaft" möglich, ohne dass fünfzig Jahre reine Fördermitgliedschaft dieselbe Auszeichnung auslösen.
Eine Bedingung lässt sich nicht löschen, solange noch Ehrungen an ihr hängen.
Die Ehrung selbst
Eine Ehrung trägt:
- Titel — was auf der Urkunde stehen soll.
- Ehrungsbedingung — der Maßstab.
- Jahre — nach wie vielen vollen Jahren sie fällig wird (mindestens 1).
- Separate Verleihung — ein reines Kennzeichen für Ihre Organisation, zum Beispiel für Ehrungen, die beim Verband beantragt und dort verliehen werden. Auf die Berechnung wirkt es nicht; es steht in den Listen, damit Sie diese Fälle beim Vorbereiten trennen können.
- Aktiviert — nur aktivierte Ehrungen werden berechnet. Über diesen Schalter nehmen Sie eine Auszeichnung aus dem Verfahren, ohne sie zu löschen und ohne bereits verliehene Ehrungen zu verlieren.
Auch eine Ehrung lässt sich nicht mehr löschen, sobald sie jemandem verliehen wurde — das ist Absicht, denn sonst verschwände ein Teil der Vereinsgeschichte.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Die Berechnung findet niemanden. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Ist bei den beteiligten Status der Ehrungsanspruch gesetzt? Liegen die Status im Block der Bedingung? Ist die Ehrung aktiviert? Und haben die Mitgliedschaften ein Beginndatum, das weit genug zurückreicht?
Jemand hat den Status gewechselt. Solange beide Status im selben Block liegen, läuft die Zeit durch. Liegen sie in verschiedenen Blöcken, zählen sie getrennt — das ist der Hebel, wenn Sie Mitgliedschaft und aktives Mitwirken bewusst unterschiedlich ehren wollen.
Eine Unterbrechung der Mitgliedschaft. Zeiten mit Lücke werden nicht zusammengezählt; nur lückenlos aneinander anschließende Zeiträume bilden einen gemeinsamen Block.
Wir haben Ehrungen schon früher vergeben. Dafür gibt es beim Berechnen den Schalter „Initiale Berechnung" und die manuelle Zuordnung an der Person — siehe Ehrungen berechnen.