Wofür die Zuordnung da ist
Eine Gebühr beschreibt nur, was etwas kostet. Erst die Zuordnung zu einer Person macht daraus eine Zahlungspflicht — mit einem Startdatum und optional einem Ende. Der Buchungslauf rechnet ausschließlich zugeordnete Gebühren ab.
Sie pflegen die Zuordnung dort, wo die Person steht: Personen → Person öffnen → Abschnitt Gebühren.
Eine Gebühr zuordnen
Über Gebühr anhängen im Abschnitt Gebühren öffnet sich der Dialog. Sie können mehrere Gebühren gleichzeitig auswählen — die Zeitangaben gelten dann für alle gewählten:
- Gültig ab (Pflicht) — ab wann die Person zahlt. In der Regel das Eintrittsdatum, der Kursbeginn oder der Zeitpunkt eines Statuswechsels.
- Gültig bis — nur nötig, wenn die Zahlungspflicht endet: befristete Kurse, Austritt, Wechsel in einen anderen Beitrag. Leer bedeutet „läuft weiter".
- Berechnet bis — der Abrechnungsstand (siehe unten). Beim Anlegen bleibt das Feld leer, Membergy pflegt es selbst.
- Bemerkung — freier Vermerk, etwa der Beschluss, auf dem die Zuordnung beruht.
- Trotz Gebührenbefreiung einziehen — zieht diese eine Gebühr auch dann ein, wenn die Person über ihren Mitgliedsstatus eigentlich befreit ist. Der Ausnahmeschalter für den Einzelfall.
Keine anteilige Berechnung
Membergy rechnet nicht taggenau. Eine Periode wird entweder ganz erhoben oder gar nicht: Ein Eintritt am 30.04. löst die volle Aprilgebühr aus, ein Eintritt am 31.12. den vollen Jahresbeitrag, wenn die Gebühr jährlich ist. Wer anteilig abrechnen will, setzt „Gültig ab" auf den Beginn der ersten vollen Periode — oder bucht die Differenz einmalig von Hand.
Wie sich Membergy den Fortschritt merkt
Zu jeder Zuordnung speichert Membergy, bis zu welchem Periodenende bereits abgerechnet wurde („Berechnet bis"). Daraus folgen drei Dinge, die im Alltag wichtig sind:
- Nichts wird doppelt gebucht. Ein zweiter Buchungslauf mit demselben Termin erzeugt keine zweiten Forderungen.
- Nichts geht verloren. Wird eine Person erst später erfasst oder eine Zuordnung rückwirkend eingetragen, holt der nächste Lauf die offenen Zeiträume nach.
- Ein Fehllauf ist umkehrbar. „Letzten Gebührenlauf zurücknehmen" setzt neben den Buchungen auch diesen Stand zurück.
Ein typischer Nachhol-Fall: Bei quartalsweiser Zahlung sind im Januar die Monate Januar bis März abgerechnet. Tritt jemand im März ein, ist dessen März längst „vorbei" — im April erhält diese Person deshalb vier Monatsbeiträge (März bis Juni), alle anderen drei (April bis Juni).
Eine Zuordnung beenden
Tritt jemand aus oder endet ein Kurs, tragen Sie in der Zuordnung Gültig bis nach, statt sie zu löschen. So bleibt nachvollziehbar, was in der Vergangenheit erhoben wurde. Ein Löschen entfernt die Zuordnung ganz — bereits erzeugte Buchungen bleiben davon unberührt.
Einmalige Gebühren
Zwei Wege, je nach Anlass:
- Wiederkehrend gleicher Betrag, aber pro Person nur einmal (z. B. eine Kursgebühr): Gebühr regulär anlegen und die Zuordnung auf genau eine Periode begrenzen — bei einer monatlichen Gebühr also etwa Gültig ab 01.01. und Gültig bis 31.01. So fließt sie genau einmal in die Buchungen.
- Echter Einzelfall (Inventarübernahme, Strafzahlung, ungewöhnlicher Betrag): keine Gebühr anlegen, sondern direkt eine manuelle Buchung erstellen — siehe „Einzelne Buchung anlegen" in Buchungen.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Die Person taucht im Buchungslauf nicht auf. Prüfen Sie drei Dinge: Ist die Gebühr zugeordnet und schon gültig? Hat die Person eine Zahlungsweise? Ist sie über ihren Mitgliedsstatus befreit?
- Ein Mitglied soll trotz Befreiung zahlen. Das ist genau der Schalter „Trotz Gebührenbefreiung einziehen" an der Zuordnung — kein Grund, den Status zu ändern.
- Mehrere Gebühren gleichzeitig zuordnen. Im Dialog mehrere auswählen; Start- und Enddatum gelten dann für alle. Praktisch beim Eintritt, wenn Mitgliedsbeitrag und Kursgebühr zusammen beginnen.