Wofür Tags da sind
Manche Merkmale passen in kein Feld: „Fahrgemeinschaft", „Schlüssel erhalten", „Jubiläumskonzert", „braucht Notenmappe". Für genau diese Fälle gibt es Tags — kurze, frei erfundene Schlagworte, die Sie an einen Datensatz heften und über die Sie später wiederfinden.
Der Unterschied zu einem eigenen Feld ist wichtig: Ein eigenes Feld hat einen Typ, eine feste Bedeutung und erscheint bei allen Datensätzen. Ein Tag ist formlos, entsteht nebenbei und hängt nur an den Datensätzen, denen Sie ihn geben. Als Faustregel: Was Sie regelmäßig auswerten wollen, gehört in ein Feld. Was situativ, spontan oder vorübergehend ist, ist ein Tag.
Wo es Tags gibt
Tags stehen bei Mitgliedern, Terminen, Musikstücken und Inventar-Gegenständen zur Verfügung. Jede dieser Arten hat ihren eigenen Wortschatz: Ein Tag, den Sie an einem Mitglied anlegen, taucht bei Terminen nicht als Vorschlag auf. Das hält die Vorschlagslisten kurz und verhindert, dass sich Schlagworte aus verschiedenen Bereichen vermischen.
Der Wortschatz gehört immer Ihrem Verein. Sind Sie in mehreren Vereinen aktiv, hat jeder seine eigenen Tags.
Voraussetzungen
Tags bearbeiten Sie dort, wo Sie auch den Datensatz bearbeiten — für Mitglieder brauchen Sie also die Rechte der Mitgliederverwaltung. Einen eigenen Verwaltungsbereich für Tags gibt es bewusst nicht: Sie entstehen und verschwinden mit ihrer Verwendung.
Ein Tag vergeben
Im Formular des Datensatzes finden Sie das Feld Tags mit dem Hinweis „Tag suchen oder anlegen …".
Tippen Sie los. Membergy zeigt passende vorhandene Tags — und als ersten Eintrag das Angebot, den eingetippten Begriff neu anzulegen. Ein Klick genügt; das Tag erscheint als Chip am Feld. Genauso entfernen Sie es wieder über das Kreuz am Chip. Wirksam wird beides mit dem Speichern des Datensatzes.
Zwei Grenzen sind eingebaut: höchstens 50 Tags je Datensatz und 255 Zeichen je Tag. Beides werden Sie im Alltag nicht erreichen — und sollten es auch nicht anstreben: Wenige, konsequent verwendete Schlagworte sind mehr wert als viele ähnliche.
Nach einem Tag filtern
Der eigentliche Nutzen entsteht in der Liste. Öffnen Sie dort die Filter über das Trichter-Symbol; unter Tags wählen Sie eines oder mehrere Schlagworte aus.
Der aktive Filter erscheint als Chip über der Liste und lässt sich dort einzeln wieder entfernen. Ab da wirkt er wie jeder andere Filter: Die Liste zeigt nur noch die passenden Datensätze — und damit auch der Export und jede Massenaktion, die Sie aus dieser Liste heraus starten. So wird aus „alle mit Tag Fahrgemeinschaft" in zwei Klicks eine Nachricht an genau diese Gruppe.
Aufräumen
Ein Tag, das an keinem Datensatz mehr hängt, verschwindet von selbst aus den Vorschlägen — Sie müssen es nicht eigens löschen. Wird ein Datensatz gelöscht, gehen seine Zuordnungen mit.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Mein Tag taucht beim Termin nicht auf. Jede Datensatzart hat ihren eigenen Wortschatz. Legen Sie das Schlagwort dort einfach neu an — gleicher Name, eigener Bereich.
Groß- und Kleinschreibung. Tippen Sie den Anfang und nehmen Sie den Vorschlag, statt neu zu tippen. So entstehen keine Dubletten, die sich nur in einem Buchstaben unterscheiden.
Tag oder Team? Ein Team ist eine gepflegte Zugehörigkeit mit Zeitraum, Sichtbarkeit und Mitgliederliste. Ein Tag ist eine Notiz zum Wiederfinden. Wenn Sie Einladungen oder Listen darauf stützen wollen, nehmen Sie ein Team.
Tag oder Status? Der Mitgliedsstatus steuert Beiträge, Ehrungen und die Mitgliederliste. Tags steuern nichts — sie beschreiben nur.