Wofür das Inventar da ist
Instrumente, Trachten, Notenständer, Zelte, Technik: Vereinseigentum ist über viele Hände verteilt, und spätestens beim Wechsel im Vorstand ist niemand mehr sicher, was der Verein besitzt und wer was zu Hause hat. Das Inventar beantwortet beide Fragen dauerhaft — was gehört uns und wo ist es gerade.
Das Inventar ist ein Zusatzmodul: Es erscheint nur, wenn Ihr Verein es gebucht hat. Zum Arbeiten damit brauchen Sie die Inventar-Berechtigungen; im Vorgabe-Rollensatz bringt sie die Rolle Zeugwart mit (siehe Rollen und Berechtigungen).
Gegenstände erfassen
Ein Gegenstand ist das einzelne Stück Vereinseigentum. Die wichtigsten Angaben:
- Inventarnummer — im Verein eindeutig; sie steht auf dem Etikett und ist der Ordnungsbegriff für alles Weitere.
- Typ und Untertyp — Ihre eigene Systematik (z. B. „Instrument" / „Klarinette"). Beide Felder schlagen bereits verwendete Werte vor, damit die Kategorien nicht auseinanderlaufen.
- Beschreibung, Marke, Seriennummer — was das Stück konkret ist und wie es sich identifizieren lässt.
- Lieferant und Anschaffungsdatum — woher es kam und seit wann es dem Verein gehört.
- Anschaffungspreis und Wiederbeschaffungswert — der eine für die Buchhaltung, der andere für die Versicherung.
- Eigentumsart — ob der Gegenstand dem Verein gehört, geliehen oder geleast ist.
- Standort — wo es normalerweise liegt.
- Inventarisiert am — wann das Stück zuletzt tatsächlich gesehen wurde (siehe Inventur).
- Notiz — Zustand, Reparaturen, Besonderheiten.
Die Inventarnummer ist beim Anlegen bereits mit der nächsten freien Nummer vorbelegt; überschreiben Sie sie nur, wenn Ihr Verein eine eigene Systematik verwendet.
Zu jedem Gegenstand können Sie Zubehör führen (Mundstück, Koffer, Kabel) und Dokumente hinterlegen — Rechnung, Garantie, Foto.
Ausleihen und Zurücknehmen
Vereinseigentum liegt selten im Schrank: Es ist bei den Mitgliedern. Membergy bildet das über Ausleihen und Rückgabe ab, jeweils als geführten Ablauf:
Beide Abläufe liegen im Zeilenmenü des Gegenstands, nicht in den Massenaktionen:
- Beim Ausleihen halten Sie fest, wer den Gegenstand bekommt und ab wann. Optional lässt sich eine Gebühr hinterlegen, die dann automatisch ab dem Ausleihdatum erhoben wird. Der Gegenstand gilt danach als ausgeliehen und lässt sich nicht ein zweites Mal vergeben.
- Bei der Rückgabe wird die Ausleihe beendet. Wer wann was hatte, bleibt als Verlauf erhalten — das ist die eigentliche Stärke gegenüber einer Liste im Schrank.
So sehen Sie zu jedem Zeitpunkt, welches Instrument bei welchem Mitglied ist, und beim Mitglied selbst, was es vom Verein hat.
Inventur
Einmal im Jahr will der Verein wissen, ob das Verzeichnis noch stimmt. Dafür gibt es die Inventur: Sie gehen die Bestände durch und bestätigen jeden Gegenstand, den Sie tatsächlich in der Hand hatten. Das Datum landet in „Inventarisiert am", sodass anschließend sichtbar ist, was seit Langem niemand mehr gesehen hat.
Zwei Hilfsmittel machen den Durchgang schneller:
- Etiketten erstellen — druckfertige Etiketten mit der Inventarnummer, damit jedes Stück eindeutig beschriftet ist.
- Artikel scannen — das Etikett scannen und direkt beim richtigen Gegenstand landen, statt in der Liste zu suchen.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Das Modul fehlt in der Verwaltung. Dann ist das Inventar für Ihren Verein nicht gebucht oder Ihnen fehlen die Inventar-Berechtigungen.
- Zubehör oder eigener Gegenstand? Alles, was eigenständig verliehen oder inventarisiert werden soll, ist ein eigener Gegenstand. Was zu einem Stück gehört und nur mit ihm gemeinsam bewegt wird, ist Zubehör.
- Verkauftes oder ausgemustertes Stück. Nicht einfach löschen — die Historie samt Ausleihen ginge verloren. Halten Sie den Abgang in der Notiz fest, damit die Anschaffungswerte für die Buchhaltung nachvollziehbar bleiben.